猝不及防的新冠肺炎到来后,公司开始远程办公。由于远程办公的经验不足,我们最初使用即时聊天工具,远程办公的效率很低。在短暂的试错后,我们发现了更适合我们的在线办公平台——飞书。


在使用中,我们挖掘到了飞书的一些独特性,考虑到虽然最近疫情好转,但防疫的压力使得「无接触」式的线上办公在当下仍有举足轻重的作用,同时线上办公也会是今后大势所趋,所以来分享一些心得。


疫情下的远程办公


疫情让人们脱离了熟悉的办公环境,许多企业的运转不得不临时依托于线上办公,所有的工作内容沟通、工作会议、协作就完全依托于手中的在线办公软件,可以说在线办公软件功能是否丰富、用起来是否趁手便直接决定了这段时间企业运转的效率,毕竟办公的工具之于企业就好似兵器之于军队。


目前国内比较为人所熟知的两大主流在线办公软件,一是阿里巴巴的钉钉,二是腾讯的企业微信,但这两款产品或多或少都有其局限性,限制了个人乃至组织的工作效率提升。


比如企业微信更多侧重于沟通也就是 IM 功能这一块,很多时候需要与腾讯文档、腾讯会议等针对细分功能的应用结合才具备完善的办公能力,这种在多个应用间切换的体验显然不够一体;钉钉则是更侧重于管理者对于企业的掌控,功能上会比前者完善一些,但像是在线协作办公方面就显得力不从心。


那么有没有一款从功能上、使用体验上能够包打一切的在线办公软件呢?这些天使用下来发现飞书或许可担此任。


首先,飞书是第一款把即时通讯、音视频会议、日历、在线文档、云盘、工作台等多种功能进行深度整合的 All in one 工具,可以说目前线上办公所需的主流功能它都囊括进去了,不用来回切换一个软件就解决所有问题;并且在这之中,在线文档功能的存在使得它与上述两款竞品拉开了区隔度。



其次,飞书支持多端登录,无论是 Android 端、iOS 端还是桌面的 Windows、macOS 端都获得了适配,云端永久保存聊天记录,多端同步,省去了备份聊天记录的麻烦。而且飞书对于移动端的支持尤其出色,比如你可以直接用手机插视频到文档中,文档不设顶部工具栏/页脚/页眉等等,对手机查看更友好,如今移动办公尤其是手机办公已经成为趋势,一个优秀的在线办公平台理应是做到手机优先。


在即时通讯功能上,飞书进行了更创新性的整合。除了基础的通讯沟通,它的消息并不仅仅是简单的文本消息,一个完整的有机体:它可以包括文档消息、日程信息,只要点开消息就能直接查看文档内容或是日程安排,并支持消息界面内直接编辑,实现一步直达,大大减轻了繁琐的操作;值得一提的是,飞书支持针对单条消息进行回复,相关讨论会自动串在一起,点击其中任意一条消息就能快速查看上下文,而不需要在众多聊天记录里翻来翻去。



不仅如此,飞书还提供了丰富的 API,并完整整合了工作台所接入的应用消息。通过自定义飞书的收件箱,用户还可以合理的按照自己方式将消息分类,得以快速筛选不同类型信息,让沟通更专注。如果有重要的消息,消息界面支持 PIN 模式,可以将关注的各类消息在首页提醒。


下面我便展开讲一些在具体工作场景中飞书所展现的高效率。


一:组织管理


疫情期间,公司需要下发紧急的延迟复工通知,需要登记员工每日的健康信息,大家在家办公每天也要和往常在公司一样打卡上下班,这时候,飞书就展示出它在组织管理功能上的全面性了。


考勤打卡、通知下达不用说了,这是一个在线办公平台的基本操作;在线文档功能让它除了可以用于协同写作,还可以实时填写各种表单,比如员工健康信息相关的表格。而疫情期间飞书上线了“健康报备”应用,每天会有 bot 主动推送填写提醒,有利于企业管理者在特殊时期,高效了解员工健康状况。


所有事情都在一个平台内搞定,如果是之前在微信上,人事的同时还得打开云文档的小程序进行操作,再转发到群里,并且有些小程序在 PC 端的兼容性并不是很理想。


二:线上安排工作


前段时间,我们公司计划直播一场线上发布会。时间点、内容、协同,每一项都需要大家进行大量沟通。


最高效的沟通方式永远是当面沟通,但既然同事们都因为疫情被阻隔在家,那么退而求其次,以视频面对面形式的在线会议,会是比打字群聊天更直接有效的手段。


创建会议时,飞书支持一键创建会议群组,围绕会议一事一议。不用像微信一样挨个拉人,而是系统自动建群。


在通过视频会议交流直播内容时遇到一个小问题是需要分享一些与直播相关的材料,我们发现飞书可支持会议投屏,最惊喜的是,还有“自由浏览”模式,选择这个模式之后,就可以自由浏览投屏页面的文档,还可以及时编辑与互动,很好地解决了会议过程中资料分享的痛点。



飞书还创造了一种更为独特的会议形式——飞阅会,这是一种依托文档 + 视频的会议形式,开会时参会人员先静默阅读与会议主题相关的文档,接着再互动讨论并形成结论或方案。以文档而非 PPT 作为会议讨论的基础可以使材料内容更加充实、直奔主题,避免员工将精力花费在 PPT 精美与否上;而飞阅会的另一大特点是讨论可以变得十分发散,因为人人都可以基于会议文档在当中以评论的方式提出自己的问题,甚至不在会议现场的员工也能够快速收到飞书评论的提醒,并且回复相关问题,极大提高了会议的参与程度。


三:远程协同写作


前面说到,在线文档功能是飞书与竞品拉开区隔的优势所在。作为职业编辑团队,我们不时要撰写一些复杂的、需要多人协同完成的选题,这时候在线文档的协作功能就尤其重要。比如之前我们计划写一份《Switch 游戏推荐》,召集了玩过 Switch 的七位同事,每人选一个最喜欢的游戏来写。


我们选择了用飞书内置的在线文档来同步协作。一个在线协同文档顾名思义,需要满足三个方面:在线、协同、文档。而在我们使用中,飞书内置的在线文档在这三方面都有特别之处。


时刻在线


飞书在线文档,是可以多人实时在线协同创作的文档工具。首先,飞书在进行多人同步编辑时能做到非常流畅:超低延迟的同步,让我们在编辑时可以时刻了解其它人的写作内容,既避免进行重复写作,也能激发更多灵感。


通过飞书的在线文档在实时同步的同时,会将每个写作者的每一处更改都保存在历史记录中,并将修改之处做高亮标记,非常方便查找,并且每一段历史记录都支持回滚操作。


@ 一切


我们在写这篇《Switch 游戏推荐》时,经常会想要询问其它人对游戏的多角度看法。以往我们需要通过即时通讯工具,先分享文档、再询问看法。


而在飞书的文档协作中,@ 功能与 IM 进行了深入打通,写作时突然有疑问想咨询其它同事,不再需要打断当前的写作节奏去私聊对方,而可以选择直接在文档中 @ 他,对方会在 IM 中收到通知;并且对方对文档进行编辑、评论均可在 IM 中进行,而不必进入该云文档。


通过 @,可以插入曾经上传在飞书的任意一篇云文档、插入投票、视频等更多内容形式,甚至可以插入优酷、Bilibili 等网站的视频,插入地图。这些多样化的插入支持,无疑大大节省了共同协作时需要浪费在进行资料共享上的时间,从图片、到视频到网页的多样化共享也尽可能的让无法面对面沟通的情况下也能将信息以多样化的形式同步给网络另一端的伙伴。



好用的编辑器


支持 Markdown 语法是一大优点。无论是从本地的 Markdown 编辑器直接粘贴到编辑器上还是直接在编辑器上书写,支持 Markdown 让排版更简单清晰。


同时,用 Markdown 分类好标题后自动生成目录,鼠标停在标题上时会出现悬浮按键,可以以将段落文字收起,非常方便在进行长文撰写时进行回顾。


飞书采用悬浮式编辑栏而不是将编辑栏固定在上方,这样在多数时候整个编辑器界面都会显得清爽简洁,除了基础的排版外,也支持高亮等标记方式,在执行高亮操作时鼠标只要停在高亮处就会自动展示所有高亮的颜色,十分方便。


四:时间规划


无论是否在远程办公期间,日程规划都很重要。合理的日程规划、合理的调整工作优先级不会让工作时间总是捉襟见肘。以往我们在进行稿件分配时,需要先重读确认其他同事当前正在进行的稿件,而飞书支持订阅团队成员的日历。


当我在发起一个日程邀请时,不确定同事是否有其它行程安排,添加完参与者后就可以从一侧的视图中查看他们的最近日程安排,以了解忙闲情况。



以往我们在进行在线办公时,不知道其他同事的进度与安排会让沟通变得非常盲目,飞书则有效解决了这个问题。


飞书的日历独特之处在于,他将日历和 IM 打通,bot 自动通知提醒。无论是创建个人及团队日程、创建组织内全员日程、日历开启音视频会议、日历生成会议纪要,都可以轻松完成。


远程办公总会进行频繁的会议,在使用飞书之后,我们在进行会议前都会通过创建团队公共日历「开会」来安排公共日程,避免了反复通知。会议中,安排时间、分配工作都可以快速创建日程,并与其他成员互享。



总结:飞书实现了什么?


在线办公是大势所趋,疫情不过是让全面在线办公提前进行了预演。建立网络规范化的工作模式,不仅停留在线上签到打卡的浅尝辄止,而是从组织管理、沟通、协同到具体工作实施的一整套「组合拳」,之前的多数在线办公平台往往是做到一个到几个功能点,但终究不够全面。


飞书则是在尝试一种更全面的一站式在线办公服务,对于个人而言,飞书在简化沟通、个人任务规划以及流程化协同方面做得都相对完善,并且这个平台专事专办,工作上所有的事情在上面沟通和解决,不入侵个人的社交体系;而更重要的是在企业层面,当有了一个能够包打一切的办公平台,无需在各种平台间切换,组织内部的信息流转效率也就提升了,最终提升的自然是整个企业的效益。




关于飞书


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